Branchefællesskabet for arbejdsmiljø
Søg

APV med dialogmetoden

Værktøj til leder og arbejdsmiljøgruppe: Dialogmetoden er en god måde at tage fat på det psykiske arbejdsmiljø i en åben snak mellem medarbejdere og ledelse – fx på et personalemøde. I kan også bruge dialogmetoden til at gennemføre de første faser af en egentlig arbejdspladsvurdering, APV.

 

Sådan bruger du denne guide

Guiden beskriver, hvordan du som leder eller medlem af arbejdsmiljøorganisationen kan gennemføre et personalemøde, hvor I diskuterer det psykiske arbejdsmiljø (eller udvalgte dele heraf) i fællesskab. Det kaldes ofte dialogmetoden. Læs her, hvordan du som mødeleder kan forberede og gennemføre et godt personalemøde, og hvordan leder og arbejdsmiljøgruppe kan følge op på mødet.

 

Fordele ved en dialog på personalemødet

Dialogmetoden er en god måde at inddrage alle på arbejdspladsen i at skabe trivsel og godt psykisk arbejdsmiljø i butikken. Metoden giver fælles ejerskab og engagement, fordi alle kan bidrage til at finde gode løsninger. Samtidig kan I måske få flere aspekter og nuancer frem, fordi alle kan komme til orde.

 

En positiv dialog

Dialogmetoden fungerer bedst, hvis alle deltagere er åbne, lyttende og konstruktive. Lyt til hinanden, prøv at forstå hinandens synspunkter og anerkend, at der kan være flere meninger om en sag. Tag afsæt i det, som fungerer godt og ikke (kun) i eventuelle problemer. I skal selvfølgelig tale om det, som belaster eller ikke fungerer godt nok – men I kan med fordel tale om det som udfordringer, I sammen kan gøre noget ved.

 

Brug personalemødet som en del af APV

Med dialogmetoden kan leder og arbejdsmiljøgruppe gennemføre de fleste af APV-processens faser på én gang på et personalemøde: I kan kortlægge det psykiske arbejdsmiljø, I kan analysere og diskutere det som kommer frem, I kan finde løsninger og prioritere de mulige indsatser. På den baggrund kan ledelse og arbejdsmiljøgruppe lave en handlingsplan for, hvordan I kommer i mål.

 

Tre faser i processen
  • Forberedelse: Hvad er målet med dialogmødet? Hvordan skal mødet foregå? Hvem er mødeleder? Hvordan vil I invitere til mødet?
  • Selve mødet: Kortlægning, diskussion, forslag til mulige løsninger, fælles prioritering, forslag til handlingsplan
  • Opfølgning: Implementering af handlingsplanen og opfølgning

 


Fase 1: Forberedelse til personalemødet

  • Hvad vil vi opnå med mødet? Skal mødet handle om psykisk arbejdsmiljø generelt? Eller vil vi fokusere på en afgrænset del af det samlede psykiske arbejdsmiljø – som fx stress, konflikter og mobning eller opfølgning på en ubehagelig episode som et røveri eller en konflikt med en kunde i butikken.
  • Hvordan skal selve mødet foregå? Hvornår og hvor kan vi mødes? Hvem skal deltage? Hvor lang tid har vi? Hvem er mødeleder? Hvem samler op og skriver ned? Hvordan inviterer vi deltagerne – mundtligt, med en mail, med et opslag på opslagstavlen, eller…?

 


Fase 2: Selve dialogmødet

I det følgende har vi beskrevet to modeller for et personalemøde om psykisk arbejdsmiljø: Den grundige model, som kommer i dybden med diskussionen, og den hurtige model, som er god til at tage temperaturen på arbejdspladsen.

Den grundige model: En struktureret dialog

Planen neden for beskriver et dialogmøde, som har fokus på det psykiske arbejdsmiljø generelt, om som varer 1-2 timer. Hvis I har fokus på en bestemt del af arbejdsmiljøet (fx stress eller konflikter), kan I måske gøre mødet kortere.

2. Den hurtige model: Hesteskoen

Hesteskoen kan bruges til at tage en hurtig temperaturmåling på det psykiske arbejdsmiljø i butikken eller på et konkret delemne som fx stress, konflikter eller omgangstone. Det kan gøres på 10-20 minutter..

 

Fase 3: Implementering og opfølgning

Efter mødet gennemgår ledelse og evt. arbejdsmiljøorganisationen de fremlagte ønsker og løsningsforslag med henblik på at tage endelig stilling og lave en handlingsplan for, hvordan I kan nå de ønskede mål.

 

Gør løsningsforslagene helt færdige

Ledelsen og/eller arbejdsmiljøgruppen beslutter en endelig prioritering, som i fører ind i handlingsplanen. Gå igennem de enkelte løsningsforslag og overvej, om de velegnede og tilstrækkelige til at skabe de ønskede forbedringer.

Prioriter løsninger og forslag

Gennemgå prioriteringerne fra mødet. Hvis I ikke overholder arbejdsmiljølovens krav, skal dette have topprioritet. Tilsvarende bør I prioritere forhold, som giver de mest alvorlige påvirkninger, og som påvirker mange.

Lav en færdig handlingsplan

Når I har besluttet, hvilke konkrete initiativer og tiltag, I vil arbejde med, skriver I det ind i APV-handlingsplanen, så i kan følge op på det. Hvilke tiltag skal vi tage? Hvem gør hvad? Hornår går indsatsen i gang? Hvornår følger vi op, hvordan og af hvem?

Gennemfør handlingsplanen og følg op

Det skal fremgå af handlingsplanen, hvem der har ansvaret for at gennemføre de initiativer, I har aftalt – og hvornår indsatsen skal være gennemført. Husk at følge op med jævne mellemrum: Går det som planlagt? Er der uventede forhindringer, som skal håndteres af ledelsen og måske arbejdsmiljøgruppen?

 

Flere værktøjer og metoder til APV-arbejdet:
  • Guide til APV-processen: Sådan gennemfører I en god APV-proces i butikken: Om roller og ansvar, APV’ens fem faser, forslag til metoder m.m.
  • APV med spørgeskemametoden: Et værktøj til at lave APV på større arbejdspladser ved hjælp af spørgeskemaer.
  • APV i butik: Et elektroniske spørgeskema til brug for APV i butikker (åbner i nyt vindue).