Branchefællesskabet for arbejdsmiljø
Søg

Hold en god omgangstone

En god omgangstone på arbejdspladsen viser, at I har et godt samarbejdsklima i butikken, og at I respekterer hinanden. En god tone smitter, men det gør en dårlig tone også.

Her kan du få du mere viden om god omgangstone og læse og se, hvad du kan gøre som medarbejder, som leder eller som medlem af arbejdsmiljøgruppen.

VIDEO - INSPIRATION TIL PERSONALEMØDE: Se videoen sammen og tal om, hvordan I holder en god omgangstone - både mellem hinanden og overfor kunderne

Viden om god omgangstone

En god omgangtone smitter, men det gør en dårlig tone også.

Sådan arbejder I med omgangstonen

Se her, hvad I selv kan gøre for at skabe en bedre tone på arbejdspladsen.

Til medarbejdere

Til medarbejdere

Det kan du gøre

Gode råd til omgangstonen

På arbejdet har alle en fælles forpligtelse til at opføre sig ordentligt og medvirke til den gode tone. Du kan medvirke til en god omgangstone ved at følge disse tommelfingerregler:

  • Sig godmorgen og farvel. Læg mærke til de kolleger, du møder i løbet af dagen, og vis, at du har set dem, fx ved at nikke, smile eller hilse. Husk at sige tak for hjælpen, hvis du har fået hjælp
  • Tal aldrig dårligt om kolleger og ledere. Omtal altid dine kolleger respektfuldt over for kunderne, også selvom de har begået en fejl. Kom ikke med negative kommentarer om fx dine kollegers udseende, påklædning eller sprog.
  • Vis opmærksomhed til det, dine kolleger går og laver. Anerkend dine kollegers indsats
  • Hold faglig uenighed adskilt fra personlige uenigheder
Brug sproget konstruktivt

Med en ordenlig omgangstone viser man respekt for hinanden, og sproget kan bruges til at vise dette:

  • Brug ordentligt og klart sprog, så den anden person ikke misforstår dig. Svar på den andens spørgsmål, og brug ord/vendinger som du ved, at den anden forstår. Lyt til, hvad den anden siger, og undgå at afbryde. Spørg ind til det, den anden fortæller, så du er sikker på at have forstået, hvad den anden siger, men også for at vise, at du lytter
  • rug jeg-sprog, fx ”jeg synes…” og ”jeg oplever…”. På den måde bliver man på sin egen banehalvdel og har fokus på egne oplevelser og behov, fremfor at bruge du-sprog, fx ”du gør aldrig…”, som let kan få karakter af beskyldning og kritik
  • Tænk over din stemmeføring og stemmeleje
  • Erkend, hvis du har taget fejl eller skifter mening.
Brug kropssproget konstruktivt
  • Kig på den anden persons ansigt og ha’ øjenkontakt
  • Vis, at du lytter og forstår, hvad der bliver sagt, fx ved at nikke
  • Læg ikke armene over kors
  • Stå op, når den anden person står op, og sid, når den anden sidder.
Giv konstruktivt kritik

Med konstruktiv kritik har du fokus på sagen og ikke personen. Når du fx siger ”Du rydder aldrig op efter din vagt”, så virker det anklagende og kan starte en konflikt.

I stedet gælder det om at blive på egen banehalvdel, dvs. at du har fokus på din egen oplevelse af situationen og dine egne behov, fx ”Kan vi ikke aftale, at vi rydder op efter hver vagt, så vi alle kommer til en pænt trimmet butik og hurtig er klar til at betjene kunderne”. Tænk på tid og sted, når du giver kritik – udtryk aldrig din kritik over for en person i andres påhør – hverken kolleger eller kunder.

Tal med hinanden

Det er vigtigt, at personer, som ønsker en mere blid omgangstone, bliver respekteret på arbejdspladsen. Omvendt skal man også kunne sige sin mening og komme med kritik, uden at det nødvendigvis bliver taget ilde op. Det gælder altså om i fællesskab at finde en balance.

Hvis omgangstonen er dårlig, bør der gribes ind. Medarbejdere og ledelse bør sammen tale om, hvordan de kan forbedre den måde de taler sammen på.

Hold et fælles møde

I kan tage omgangstonen op på et personalemøde. Se fx filmen “En god omgangstone” inden mødet.

På mødet kan I fx tale om:

  • Hvordan I omgås hinanden
  • Hvordan I hver især opfatter omgangstonen
  • De situationer hvor kommunikationen går skævt

Tal også om fremtiden. Hvad er vigtigt for at trives på arbejdspladsen?

  • Hvad kendetegner en god omgangstone?
  • Aftale fælles spilleregler
Fælles øvelse

Alle tænker over følgende spørgsmål for sig selv, med en sidemand eller i grupper:

  • Tænk over en konkret situation, hvor du følte dig talt ned til. Hvad var det, der gjorde, at du følte
    dig talt ned til? Hvilken effekt har det på dig, når du bliver talt ned til?
  • Tænk over en konkret situation, hvor du følte dig talt “op til”. Måske blev din indsats anerkendt, at du blev opmuntret, og der blev lyttet til dig. Hvad var det, der gjorde, at du følte dig talt op til? Hvilken effekt har det på dig?
  •  Hvornår taler jeg op til andre? Hvilken effekt har det – på mig og på dem, jeg taler til

Plej relationerne

Når I kender hinanden bedre, og relationen er god, så er det nemmere at respektere hinanden og være ligeværdige.

  • Hvis I ikke plejer at holde sociale arrangementer, kan I prøve at gøre det
  • Du kan tale med kolleger, som du måske ikke normalt taler så meget med

At arbejde med relationer handler også om, hvordan I taler til hinanden, hvordan I hjælper og støtter hinanden og generelt samarbejder, samt at I behandler hinanden med respekt, tillid og ikke gør forskel.

Til ledere

Hvordan forbedrer du omgangstonen?

Hvad skaber dårlig stemning?

Du har brug for et overblik, derfor kan du begynde med at:

  • Undersøge hvad der fortælles om omgangstonen hos jer
  • Finde ud af hvad problemet egentlig handler om
  • Undersøge hvem der oplever det?
  • Hvad der er med til at skabe den dårlige omgangstone

På en arbejdsplads, hvor omgangstonen har baggrund i virksomhedskultur og gamle vaner, kan det måske være vanskeligt selv at se, hvor skoen trykker.

Her kan udsagn omkring omgangstonen fra nye medarbejdere eller dem, der siger op, være en indikator. Spørg dem hvis du mangler viden.

Når du holder medarbejderudviklingssamtalen (MUS), kan du tage omgangstonen op med den enkelte medarbejder og høre, hvad han/hun synes om den måde, I omgår hinanden på.

Tal med dine medarbejdere

Bliver du opmærksom på, at det er enkelte medarbejdere, der er med til at skabe den dårlige omgangstone, skal du tage en snak med dem om deres adfærd.

Undgå at virke anklagende, men hold fast på, at du ikke accepterer en dårlig omgangstone.

Lyt til den medarbejderen, og prøv at finde ud af, hvorfor hun/han har en adfærd og omgangstone, der virker negativ på andre. Måske er der en årsag, som du har overset. Måske har du mulighed for at gøre noget ved det.

Forebyg dårlig omgangstone

Undersøg omgangstonen

I kan vælge at spørge ind til omgangstonen i forbindelse med APV eller trivselsundersøgelse. Det kan også være et emne ved medarbejderudviklingssamtalen. Her har medarbejderen mulighed for at fortælle, hvordan hun/han oplever den måde, I omgår hinanden.

På den måde får du et udgangspunkt for at tage en dialog herom. Fx på et personalemøde el.lign.,
hvor I kan få en snak om, hvordan I gerne vil omgås hinanden.

Personalemøde

Se ovenfor i den lilla menu under “Tal med hinanden og det I selv kan gøre”. Her er gode råd og forslag til øvelser.

Som leder har du en særlig rolle under personalemøde. En samtale om omgangstonen kan være en konfliktfyldt og der er risiko for, at nogle medarbejdere vil føle at noget af det, der bliver sagt, går for tæt på. Hvis du styrer mødet og har øje for, hvem der er stærkest, hvem der er svageste er sandsynligheden for et godt resultat bedst.

Aftal spilleregler

I kan spilleregler for omgangstonen. Det er vigtigt, at alle deltager. Se fx filmen “God omgangstone” sammen, inden I går i gang med samtalen.

Udsagnene og spørgsmålene nedenfor er ment til at provokere lidt og sætte snakken i gang:

  • Bliver man ikke nødt til en gang imellem at komme af med sin galde og få ”luftet ud”?
  • Drillerier gør hverdagen lidt sjovere og det bliver lidt kedeligt, hvis vi hele tiden skal gå og opføre os ”korrekt”!
  • Er de ikke bare lidt sarte?
  • Hvordan siger man til en kollega eller leder, at deres omgangstone og adfærd ikke er i orden?
  • Er det ok at gå til sin leder, når man har noget at udsætte på en kollega?
  • Er det ok at spørge en anden kollega om, hvordan man skal håndtere en konflikt med en anden
    kollega?

Når I i fællesskab har fundet og udvalgt de spilleregler,så skriv dem ned og offentliggør dem på fx opslagstavler, intranet eller i en folder.

Husk fremadrettet at få introduceret nye medarbejdere til jeres aftale.

Spilleregler, eksempler

I en butik kan spillereglerne for en god omgangstone fx være:

  • Vi taler med hinanden og ikke om hinanden
  • Vi forventer, at alle bidrager til at skabe en god omgangstone og gode relationer
  • Vi respekterer hinanden og behandler hinanden ligeværdigt
  • Vi accepterer ikke drilleri, dårlig omgangstone eller mobning
  • Vi må godt gøre fejl – ingen er fejlfri
  • Hvis den samme kollega ofte er involveret, når omgangstonen er dårlig, bør vi tage diskussionen med den pågældende
  • Hvis du er uenig med din kollega, så gå direkte til vedkommende – hold fokus på sagen, og tag udgangspunkt i det, du føler og dine egne behov, så du ikke virker bebrejdende
  • Hvis din kollega taler til dig om en 3. person, så spørg kollegaen, om han/hun har sagt det til vedkommende selv
  • Når vi er vidne til drilleri, dårlige omgangstone eller mobning, går vi til vores arbejdsmiljørepræsentant eller tillidsrepræsentant

 

Brug krop og sprog konstruktivt

Som leder er du rollemodel, så tænk over, hvordan du selv taler til dine medarbejdere.

Med en ordentlig omgangstone viser man respekt for hinanden, og sproget kan bruges til at vise
dette:

  • Brug ordentligt og klart sprog, så den anden person ikke misforstår dig. Tænk over din stemmeføring og stemmeleje
  • Svar på den andens spørgsmål, og brug ord/vendinger som du ved, at den anden forstår. Lyt til, hvad den anden siger, og undgå at afbryde. Spørg ind til det, den anden fortæller, så du er sikker på at have forstået, hvad den anden siger, men også for at vise, at du lytter
  • Brug jeg-sprog som fx ”jeg synes…” og ”jeg oplever…”. På den måde bliver man på sin egen banehalvdel og har fokus på egne oplevelser og behov, fremfor at bruge du-sprog, fx ”du gør aldrig…”, som let kan få karakter af beskyldning og kritik
  • Erkend, hvis du har taget fejl eller skifter mening
Din krop taler også med.

Tænk over hvad kroppen fortæller dig:

Brug kropssproget konstruktivt. Hvis du følger disse råd, giver det ofte en mere positiv dialog.

  • Kig på den anden persons ansigt og ha’ øjenkontakt
  • Vis, at du lytter og forstår, hvad der bliver sagt, fx ved at nikke
  • Læg ikke armene over kors
  • Stå op, når den anden person står op, og sid, når den anden sidder
Giv konstruktiv kritik

Med konstruktiv kritik har du fokus på sagen og ikke personen.

Når du fx siger ”Du roder, når du sætter alle vareprøverne ude i baglokalet, og jeg er træt af ikke at kunne komme til”, så virker det anklagende og kan starte en konflikt.

I stedet gælder det om at blive på egen banehalvdel, dvs. at du har fokus på din egen oplevelse af situationen og dine egne behov. Du kan i stedet for sige: ”Jeg har brug for, at vareprøverne sættes ude til siderne i baglokalet, da vi ellers kan komme til at falde over dem, når vi går forbi”.

Tidspunktet

Tænk på tid og sted, når du giver kritik – udtryk aldrig din kritik over for en person i andres påhør – hverken medarbejdere eller kunder.

 

 

Udvikl gode relationer

Gode relationer til hinanden har betydning. Når man viser respekt og ligeværdighed over for hinanden, giver det gode relationer.

Denne type dialog kan bruges til at udvikle gode relationer:

  • Konstruktiv feedback
  • Anerkendende kommunikation
  • Introduktion af nye medarbejdere
  • Forebyg konflikter
  • Løs konflikter i den takt de opstår

Værktøjer og links

Relaterede sider på Det du mærker:

Til arbejdsmiljøgrupper

Arbejdsmiljøgruppens opgaver

Arbejdsmiljøgruppen har ikke en præcist defineret opgave i forbindelse med god omgangstone på arbejdspladsen. Men hvis I oplever, at der er medarbejdere som giver udtryk for, at der er problemer med jeres omgangstone, kan I med fordel tage emnet op.

Den hurtige metode

Er I en mindre arbejdsplads, der vil tage hul på at arbejde med omgangstonen, kan et personalemøde være et godt sted at starte. Mødet skal hjælpe jer til at få sat ord på jeres oplevelser og tanker. Til slut kan I sammen vurdere, om der er behov for at sætte tiltag i gang.

  • Se filmen om god omgangstone sammen.
  • Snak om filmen: Hvordan er det hér hos os?
  • Hvad kan vi gøre for at vi få en bedre omgangstone i butikken?
En indsats med afsæt i en APV

I kan gennemføre en arbejdspladsvurdering, APV, med særligt fokus på det psykiske arbejdsmiljø, for at undersøge de faktorer som kan påvirke omgangstonen i butikken.

Der er flere måder at gennemføre en APV:

  • Dialogmetoden, hvor I på et personalemøde afdækker problemerne og diskuterer årsager og løsninger i fællesskab.
  • Spørgeskemametoden, hvor I indsamler medarbejdernes holdninger og oplevelser på skrift, og derefter finder årsager og løsninger enten i arbejdsmiljøgruppen eller på et personalemøde.

Værktøjer og links

Relaterede sider på Det du mærker: